Prosessi 1.2.2.2.1: Virkamatkan tekeminen - tiedekunta ja laitokset

(2. Muuttunut)

Prosessin yleiset tiedot

Prosessin omistajalaitoksen matkasihteeri
Prosessin asiakastyöntekijä
RajoitteetProsessissa oletetaan, että matkaa suunnitteleva on yliopiston työntekijä
Esiehdo(t)Työntekijä keskustelee esimiehen kanssa työtehtävien suorittamista varten tehtävästä matkasta
Jälkiehdo(t)Työntekijä on tehnyt virkamatkan ja toimittanut kaikki virkamatkaan tarvittavat asiakirjat (tarvittaessa myös matkaraportti) laitoksen / yksikön matkasihteerille
LisätietojaYliopistossa virkamatkojen käsittelyyn käytetään Personec Travel -järjestelmää. Valtion matkustussääntö löytyy pdf-muodossa osoitteesta http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/06_valtion_tyomarkkinalaitos/Matkustussaanto_2006.pdf

Prosessi-instanssin tiedot

Toteuttajaorganisaatioyksikkö
LisätietojaYliopistossa virkamatkojen käsittelyyn käytetään Personec Travel -järjestelmää. Valtion matkustussääntö löytyy pdf-muodossa osoitteesta http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/06_valtion_tyomarkkinalaitos/Matkustussaanto_2006.pdf
Yliprosessi(t)1.2.2.2 Virkamatkojen tekeminen IT-tiedekunnassa ja laitoksilla ]

[ Näytä/piilota esikatselukuva  -  Täysikokoinen kuva  -  PDF ]

Prosessin pääsekvenssi

Sekvenssi  1
TIEDEKUNTA / TYÖNTEKIJÄ
1.1 TIEDEKUNTA / TYÖNTEKIJÄTyöntekijä tekee Personec Travel -järjestelmän avulla virkamatkaesityksen ja reitittää sen sähköisesti yksikön matkasihteerin tarkastettavaksi
1.2 YKSIKKÖYksikön matkasihteeri tarkastaa virkamatkaesityksen ja reitittää sen sähköisesti yksikön johtajan hyväksyttäväksi.matkavakuutuslomake
Valtion matkustussääntö
1.3 YKSIKKÖYksikön johtaja hyväksyy virkamatkaesityksenValtion matkustussääntö
1.4 TIEDEKUNTA / TYÖNTEKIJÄTyöntekijä huolehtii tarvittavien matkalippujen varaamisesta ja osoittaa laskun suoraan yksikölleen
1.5 TIEDEKUNTA / TYÖNTEKIJÄTyöntekijä tekee virkamatkan
1.6 TIEDEKUNTA / TYÖNTEKIJÄTyöntekijä muuttaa hyväksytyn virkamatkaesityksen matkalaskuksi ja tekee matkalaskuun matkan toteuman mukaisesti muutokset. Alkuperäiset maksutositteet teipataan A4-arkille. Matkalasku ja A4-arkki reititetään/toimitetaan matkasihteerille
1.7 YKSIKKÖLaitoksen matkasihteeri liittää työntekijän toimittamaan maksutositearkkiin matkatunnistenumeron sekä matkustajan nimen ja toimittaa maksutositteet hallintoviraston talouspalveluihinValtion matkustussääntö
1.8 YKSIKKÖMatkasihteeri tarkastaa matkalaskun valtion matkustussäännön mukaiseksi ja reitittää sen sähköisesti yksikön johtajan hyväksyttäväksiValtion matkustussääntö
1.9 YKSIKKÖYksikön johtaja hyväksyy matkalaskun sähköisellä allekirjoituksella
1.10 YLIOPISTON HALLINTOYliopiston talouspalveluiden pääkäyttäjä siirtää matkalaskun maksuun
YLIOPISTON HALLINTO
Seuraavat sekvenssit: 1.2a , 1.7a

Tarkentavat sekvenssit

Sekvenssi  1.2a
Edeltävät sekvenssit: 1
1.2a.1 YKSIKKÖUlkomaanmatkaa varten matkasihteeri toimittaa tarvittaessa työntekijälle matkavakuutuslomakkeenmatkavakuutuslomake

Poikkeukset

Sekvenssi  1.1c
Esiehto: Hakeeko työntekijä matkaennakkoa? kyllä
1.1c.1 TIEDEKUNTA / TYÖNTEKIJÄTyöntekijä tekee matkaennakkohakemuksen virkamatkaesityksen osana
1.1c.2 YKSIKKÖMatkasihteeri käsittelee matkaennakkohakemuksen erillisenä tapahtumana

Tietovirrat

Sekvenssi  1.7a
Esiehto: alkuperäiset maksutositteet
Edeltävät sekvenssit: 1
1.7a.1 YLIOPISTON HALLINTO

Kommentit ja kehitysehdotukset

Joulukuun 2006 katselmoinnissa todettiin, että jatkossa matkavakuutuslomake tulisi olla haettavissa esimerkiksi intranetistä, jolloin työntekijän ei tarvitse hakea sitä matkasihteeriltä.

Viimeksi muokattu: 2008-12-02

Pysyvä linkki: http://prosessit.it.jyu.fi/julkaistut/?id=process:p60:i2